ضمن الاستعدادات المبكرة لحج هذا العام 1435هـ يعقد أدلاء المدينة عدة اجتماعات مع رؤساء مكاتب شئون الحجاج (بعثات الحج) حيث التقى رئيس مجلس إدارة المؤسسة الاهلية للأدلاء الدكتور يوسف بن أحمد حوالة ونائبة محمد علي مصلوخ بوفد مكتب شئون الحجاج الاتراك برئاسة مدير عام شئون الحج والعمرة اركون يوجل كما التقى عضو مجلس الادارة للإسكان عصام بن عبدالعزيز دمياطي بوفد مكتب شئون حجاج قرغيزستان برئاسة مفتي مسلمي جمهورية قرغيزستان الشيخ مقصد بيان توقطوموشيف وذلك لمناقشة ترتيبات استقبال وتفويج وتسكين الحجاج بالمدينة المنورة أوضح ذلك المدير التنفيذي للمؤسسة محمد بصراوي الذي بين أنه تم مناقشة ترتيبات استقبال الحجاج وسبل تهيئة الظروف المناسبة لإقامتهم وتنقلهم بالمدينة بكل يسر وراحة بالإضافة لمناقشة الأنظمة والتعليمات التي وضعت لراحة الحاج الكريم مبيناً أن الاجتماعات المبكرة مع مكاتب شئون الحجاج (بعثات الحج) تهدف لتقديم خدمة أفضل لضيوف الرحمن من خلال الوقوف على احتياجاتهم وملاحظاتهم ووضع ذلك في الاعتبار عن إعداد الخطة التشغيلية للمؤسسة موضحاً أن مكاتب شئون الحجاج التي يتم التنسيق معها تبلغ أكثر من سبعين مكتب من دول مختلفة .
