حققت مؤشرات الأداء بقطاعات المؤسسة الأهلية للأدلاء نجاحاً مميزاً خلال حج هذا العام 1433هـ متواصلة مع نجاحات الحج عموماً فقد نفذت المؤسسة خطتها التشغيلية على أكمل وجه والتي تضمنت ستة عشر برنامجاً كل برنامج ينطوي تحته العديد من المهام والمسئوليات التي تغطي كافة خدمات ضيوف الرحمن سواء خلال موسم ما قبل الحج أو موسم ما بعد الحج ونفذت هذه البرامج من خلال مرافق المؤسسة والمتمثلة في ثلاثة مراكز استقبال و(18) مكتب خدمة ميدانية وأربعة مراكز إرشاد للحجاج التائهين بالإضافة لتسعة مكاتب للمساندة والدعم وأربع مجالس تنفيذية وقد بلغ إجمال عدد الحجاج القادمين إلى المدينة المنورة والمشمولين بخدمات المؤسسة مليون و(641574) حاجاً فيما تابع مكتب الرعاية الصحية بالمؤسسة الخدمات الصحية المقدمة للحجاج بمستشفيات المدينة والبالغ عددهم (985) حاجاً و أنهت إجراءات (197) حاجاً ممن توفاهم الله بالمدينة المنورة أما مكتب إرشاد التائهين فقد قدم خدماته لـ(23651) حاجاً تائهاً فيما عقدت المؤسسة أكثر من (140) اجتماع تنسيقي مع رؤساء بعثات حج 72 دولة بالإضافة للتنسيق مع أكثر من ( 2500 ) شركة سياحية من مختلف دول العالم .
وأكد الدكتور يوسف بن أحمد حوالة رئيس مجلس إدارة المؤسسة أن النجاح الذي تحقق لأعمال المؤسسة في موسم حج هذا العام يعود الفضل فيه لله ثم لما هيأته حكومة المملكة العربية السعودية بقيادة خادم الحرمين الشريفين الملك عبدالله بن عبدالعزيز وسمو ولي العهد الأمين -حفظهما الله- ودعم من صاحب السمو الملكي الأمير عبدالعزيز بن ماجد أمير منطقة المدينة المنورة رئيس لجنة الحج بالمدينة المنورة ومتابعة معالي وزير الحج الدكتور بندر حجار.
وأضاف أنه تم تسجيل واعتماد عقود المساكن المسجلة في الحاسب الآلي في قطاع الإسكان بالمؤسسة لأكثر من 14 ألف عقد نفذت آليا، وهي السنة الرابعة التي يتم فيها تنفيذ العقود الالكترونية مواكبة لجوانب التطوير الشاملة التي تنتهجا المؤسسة الأهلية للإدلاء في أعمالها.
مشيرا إلى أن الفنادق والعمائر والدور السكنية المسجلة في المؤسسة وصلت لـ(849) وحدة سكنية سعتها الاستيعابية تجاوزت (385) ألف حاج للدفعة الواحدة .
وقد شهدت حركة الحجيج خلال حج هذا العام ازديادا ملحوظا في انسيابية العمل وقد أسهمت المؤسسة بأجهزتها ومراكزها المختلفة وخطتها التشغيلية بالتشرف بخدمة الحجاج الكرام منذ قدومهم وحتى مغادرتهم بسلامة الله, وتابعت أوضاعهم من خلال مكاتب الخدمة الميدانية والجولات الميدانية المكثفة والمتواصلة لمحطات المغادرة والمجموعات السكنية وخدمات إرشاد التائهين، كما قامت المؤسسة بمتابعة الحجاج المرضى وذوي الحاجة والظروف الخاصة وإنهاء إجراءاتهم مراعاة لظروفهم،
فكانت جميع إمكانيات المؤسسة البشرية والتقنية والخدمية في جميع المواقع التابعة لها مجندة لراحة ضيوف الرحمن زوار مسجد نبيه عليه أفضل الصلاة والسلام.
وأضاف أن مجلس إدارة المؤسسة تحول الى غرفة عمليات منعقد على مدار 24 ساعة لمتابعة سير العمل للخدمات الميدانية وتنفيذ الخطط التشغيلية ولمواجهة أي عقبات تؤثر على سير خطة العمل التي وضعتها المؤسسة لخدمة الحجاج وراحتهم وسفرهم في سهولة وانسيابية. وكان هناك متابعة ميدانية عبر التوجيه بأجهزة الإرسال والاستقبال اللاسلكي عن أي ملاحظات أو توجيهات،كما أن هناك اتصالات تقنية بين المؤسسة وبين مؤسسات الطوافة للاطمئنان على الحجاج .
يذكر أن خطة المؤسسة لهذا العام تضمنت العديد من المستجدات جاءت على النحو التالي :-
1.بداية المرحلة التجريبية لمشروع تشغيل مكاتب الخدمة الميدانية وتحولها من المركزية إلى اللامركزية
2.تقليص المدة الزمنية لخدمة الحجاج القادمين إلى المدينة المنورة من مطار الملك عبد العزيز الدولي بجدة عبر محطة استقبال الهجرة من خلال التنسيق مع كافة بعثات الحج والشركات السياحية لتزويد المؤسسة عبر موقعها على الإنترنت ببيانات التفويج على المساكن قبل وصول الحجاج للمدينة ب 24 ساعة بحد أقصى، وإخضاع هذه الآلية للنظام الآلي لمراقبة الجودة لتوثيق مدى التزام البعثات والشركات السياحية والتصعيد الآلي للمسئولين لأي حالات تأخير.
3.تطوير إجراءات المغادرة النهائية وتقليص زمن وقوف الحافلات أمام الوحدات السكنية من خلال تدشين المرحلة الثانية لمشروع (مغادرة بلا ورق).
4.تجويد العمل الإداري والتشغيلي لمراكز إرشاد الحجاج التائهين من خلال إعادة الهيكلة وفصل كل مركز على حده بطاقم إداري متكامل.
5.رفع الكفاءة التشغيلية لمركز استقبال المطار من خلال دمج وحدة التفويج مع إدارة المركز بما يحقق تقديم الخدمة للحجاج الكرام بمرونة وفعالية وبما ينسجم مع طبيعة التشغيل في مطار الأمير محمد بن عبد العزيز بالمدينة المنورة.
6.تطوير إجراءات العمل الخاصة بإسكان الحجاج القادمين للمدينة المنورة بدون عقود إسكان من خلال توفير قاعدة بيانات لوحدات التفويج بالشواغر المتاحة بالدور السكنية للاستفادة منها في تفويج الحجاج على المساكن في مدة زمنية وجيزة.
7.التوسع في تقديم الخدمات الإلكترونية من خلال إطلاق المرحلة التجريبية لمشروع iAdilla الخاص بتطبيقات الهواتف الذكية Smart Phone Applications والتي تشتمل على مجموعة من مؤشرات الأداء KPI وأنظمة دعم اتخاذ القرارات DSS والإحصائيات وحزمة من الخدمات الإلكترونية المختلفة للحجاج الكرام والمساهمين والجهات ذات العلاقة .
8.تطوير إجراءات العمل الخاصة بتسجيل المجموعات السكنية من خلال اختصار وإعادة هندسة الإجراءات وتوفير خدمات إلكترونية على موقع المؤسسة على الإنترنت وإتاحتها للمجموعات بما يمكنها من إتمام عملية طلب التأهيل آليا والأرشفة الإلكترونية لكافة الوثائق اللازمة ومن ثم تتم عملية الاعتمادات للطلب إلكترونيا من المؤسسة ثم وزارة الحج، والإشعار آليا للمجموعات بنتيجة الاعتمادات أو الرفض عبر رسائل الجوال النصية SMS والبريد الإلكتروني.
9.التوسع في إصدار البطاقات المطورة للحجاج لتشمل كافة مراكز الاستقبال (الهجرة، المطار، البر) وتصنيفها حسب مكاتب الخدمة الميدانية مع تحديد عناوين المكاتب وأرقام الهواتف على البطاقات بما يمكن الحاج الكريم من الوصول مباشرة للمكتب المعني بخدمته.
10.تحفيز العاملين الموسميين لتجويد الأداء في تقديم الخدمات لضيوف الرحمن من خلال زيادة المكافآت بنسبة 10% موزعة على موسمي حج بواقع 7.5% في موسم حج 1433ه ثم رفعها إلى 10% في موسم حج 1434هـ.
11.استقطاب وتوظيف نخبة من خريجي المعاهد والمراكز الصحية للعمل الموسمي في قطاع الرعاية الصحية.